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Office & Feel-Good Manager (m/f/d)

Berlin

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Kurz und bündig

In dieser Position bist du ein integraler Bestandteil der Gewährleistung einer großartigen Arbeitsumgebung und eines sicheren Ortes in unserer Zentrale in Berlin. Neben der Begrüßung unserer Kollegen, Kunden und Gäste koordinierst du administrative Projekte und Aufgaben. Du arbeitest eng mit dem HR-Team zusammen und unterstützt unsere verschiedenen Abteilungen bei der täglichen Koordination des Büros. Du hast ein Auge für Details, denn du sorgst dafür, dass das Büro einladend, frisch und sauber aussieht und in jeder Hinsicht der Marke entspricht. Du repräsentierst unsere Marke und Kultur nach außen. Du koordinierst und kommunizierst mit dem Vermieter, der Hausverwaltung und dem Facility Manager des Gebäudes sowie mit verschiedenen Handwerkern, Reparatur- und Entsorgungsunternehmen.

 

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

 

Besucherbetreuung

  • Empfang und Begrüßung von Gästen und Kunden
  • Vorbereitung von Konferenzräumen und Getränken

Unterstützung bei Besprechungen und Veranstaltungen

  • Hilfe bei der Organisation von Meetings
  • Unterstützung bei internen Veranstaltungen

Kalender- und Terminmanagement

  • Koordinierung von Terminen und Besprechungen
  • Verwaltung des Kalenders für Besprechungsräume

Vertragsverwaltung

  • Verwaltung von Hotelverträgen
  • Druck von Originalverträgen
  • Einholung von Unterschriften
  • Versand und Archivierung von Dokumenten

E-Mail- und Telefonmanagement

  • Bearbeitung von Empfangs-E-Mails
  • Korrespondenz in Deutsch und Englisch
  • Annahme eingehender Anrufe und Kommunikation

Post- und Versanddienste

  • Abwicklung von Postein- und -ausgang
  • Organisation von Postkurier- und Versanddiensten

Professionelle Kommunikation

  • Austausch mit Partnern, Kollegen, Hausverwaltung und Vermietern
  • Kommunikation mit Dienstleistungsunternehmen

Vorratsüberwachung

  • Überwachung der Vorräte im Büro und in der Küche
  • Behandlung von Engpässen

Büroinstandhaltung

  • Sicherstellung des guten Bürozustands
  • Organisation von Reparaturen und Renovierungen
  • Beschaffung von Ersatzteilen und Entsorgung

Wartung der Büroausstattung

  • Einholung von Angeboten
  • Koordinierung von Wartungs- und Lieferterminen

Gebäudemanagement

  • Zusammenarbeit mit Anbietern von Reinigungs-, Catering-, Reparatur- und Sicherheitsdiensten

Administrative Unterstützung

  • Unterstützung bei administrativen Aufgaben
  • Geburtstagsankündigungen auf interner Plattform

Veranstaltungskoordination

  • Koordination von Veranstaltungen
  • Kommunikation mit Veranstaltungsorten

Recherche und Projekte

  • Unterstützung bei der Durchführung von Recherche von Projekten

Behördliche Wartungen und Inspektionen

  • Sicherstellung gesetzlicher Wartungen und Inspektionen (z. B. Klimaanlage, Elektrik, Brandschutz)

Sustainability Management

  • Umsetzung und Pflege von Nachhaltigkeitsinitiativen im Bürobetrieb

Onboarding neuer Mitarbeiter

  • Organisation und Durchführung von Büroführungen für neue Mitarbeiter und Praktikanten

 

Erfahrung & Mindset

  • 2 Jahre Berufserfahrung an der Rezeption oder im Büromanagement
  • Teamfähigkeit mit dem Wunsch, andere zu unterstützen und Verantwortung zu übernehmen
  • Gute Organisation bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben
  • Intuitives Gespür für Markenästhetik und ein scharfes Auge für Details
  • Authentische Persönlichkeit mit einer positiven und proaktiven Denkweise
  • Ausgezeichnete Deutsch- (mindestens C2) und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil

 

Perks & Benefits

  • Eine großartige Erfahrung auf dem Nischenmarkt der Luxus-Boutique-Hotels
  • Ein motiviertes und internationales Team aus über 39 Ländern am globalen Hauptsitz von Design Hotels™ im kreativen Media Spree Gebiet in Berlin
  • Großartige Vorteile in den Mitgliedshotels und bei den Markenpartnern, von Mitarbeiterrabatten bis hin zu Sonderangeboten, einschließlich Marriott Explore Raten
  • Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten in einem internationalen Unternehmen

 

Über Design Hotels™

Die Design Hotels GmbH (www.designhotels.com) ist ein Full-Service-Beratungsunternehmen für das Gastgewerbe, das seinen Mitgliedshotels maßgeschneiderte Dienstleistungen anbietet. Unter der Marke Design Hotels™ vertritt und vermarktet das Unternehmen eine kuratierte Auswahl von derzeit mehr als 300 Luxushotels in über 60 Ländern. Diese Mitgliedshotels befinden sich in unabhängigem Besitz, sind aber durch ihr Engagement für Individualität, fortschrittliches Design und kulturelle Authentizität verbunden. Design Hotels™ verkörpert die fortschrittlichsten Ideen in der Hotelbranche und bietet anspruchsvollen Reisenden neue Möglichkeiten und Inspirationen für ein bewussteres Reisen und einen bewussteren Lebensstil.

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Berlin und Niederlassungen in Los Angeles, New York, London und Singapur. Seit März 2021 ist die Design Hotels GmbH Teil des Portfolios von Marriott International.


Design Hotels ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert, Vielfalt zelebriert und Inklusivität praktiziert. Einstellungsentscheidungen basieren ausschließlich auf Verdiensten, Qualifikationen und unserem Geschäftsbedarf.

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